WAS SICH ÄNDERT
Sechs Dinge, die ab dem ersten Monat anders laufen
Nicht was die Software kann, sondern was sich im Alltag ändert — und darunter
die Fragen, die vor einer Entscheidung übrig bleiben.
Aus dem Angebot wird die Rechnung per Klick
Kein zweites Erfassen, keine abgetippte Position, keine Zahlendreher zwischen zwei Programmen.
Überfällige Rechnungen fallen auf, bevor der Kunde anruft
Die Belegliste zeigt den Verzug in Tagen, der Mahnlauf rechnet bei der Erstellung neu — ausgeglichene Rechnungen bleiben außen vor.
Der Steuerberater bekommt einen Buchungsstapel, keinen Ordner
EXTF-Export nach SKR03 oder SKR04, dazu auf Wunsch ein eigener Zugang, der alles sieht und nichts ändert.
Projektstunden landen in der Rechnung statt auf einem Zettel
Zeiterfassung, Budget und Leistungsnachweis hängen am selben Projekt wie der Beleg — verrechenbar oder nicht steht dabei.
Die E-Rechnungspflicht ist ab dem ersten Beleg erfüllt
Ausgang als ZUGFeRD 2.3 / Factur-X, Eingang liest CII und UBL — Sie müssen nichts nachrüsten.
Eine Betriebsprüfung findet, was sie sucht
Lückenlose Nummernkreise, datenbankseitig erzwungene Unveränderbarkeit und ein Hash-verkettetes Protokoll, das laufend nachgerechnet wird.
Was Interessenten uns vor dem Kauf fragen
Ersetzt MLOffice meine Buchhaltung?
Nein — und das ist Absicht. MLOffice führt die Belege, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG und das Anlagenverzeichnis mit AfA. Die Buchführung bleibt bei Ihrer Kanzlei: MLOffice liefert ihr den DATEV-Buchungsstapel (SKR03 oder SKR04) und auf Wunsch einen eigenen Prüfer-Zugang, der alles sieht und nichts ändert.
Erfüllt MLOffice die E-Rechnungspflicht?
Ja, in beide Richtungen. Ausgehende Rechnungen entstehen als ZUGFeRD 2.3 / Factur-X im PDF/A-3 — ein Dokument, das Menschen lesen und Maschinen auswerten können. Eingehende Rechnungen liest MLOffice in CII und UBL, also XRechnung in beiden Syntaxen. Der elektronische Versand geht nur an Unternehmer, wie es § 14 UStG verlangt.
Kann ich meine Daten aus dem bisherigen Programm übernehmen?
Ja. Adressen, Belege und Kataloge kommen per CSV-Import mit sichtbarer Spaltenzuordnung herein, dazu gibt es einen eigenen Importweg für ein verbreitetes Buchhaltungsprogramm. Jede Import-Karte benennt vorab, was übernommen wird und was nicht — Sie sehen das Ergebnis, bevor Sie es bestätigen.
Wo liegen meine Daten?
Wo Sie es wollen. Als SaaS-Abo betreiben wir MLOffice in Deutschland beziehungsweise der EU — eine Installation je Unternehmen, eigene PostgreSQL-Datenbank, eigener Prozess, kein geteilter Mandantentopf. On-premise läuft dasselbe System hinter Ihrer eigenen Firewall. Auch die KI-Belegerfassung arbeitet auf Wunsch mit einem lokalen Modell, sodass kein Beleg Ihr Netzwerk verlässt.
Was kostet MLOffice?
Basis 39 €, Betrieb 89 €, Souverän 189 € im Monat — jeweils mit enthaltenen Nutzern, weitere ab 12 € je Nutzer. Ein Fünf-Personen-Betrieb zahlt in der Edition Betrieb 127 € im Monat. Dazu einmalig 490 € für Einrichtung und Datenübernahme. Bei Jahreszahlung sind zwei Monate frei; on-premises kostet 2.900 € im Jahr bis zehn Nutzer.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich aufhöre?
Sie bekommen sie. Jeder Bericht lässt sich als CSV ausgeben, jeder Beleg als PDF, die Buchungen als DATEV-Stapel. Beim On-premise-Betrieb liegt die Datenbank ohnehin bei Ihnen. Abschalten löscht im Übrigen nichts: Schalten Sie einen Bereich ab, bleiben die Daten nach § 147 AO erhalten.
Wie läuft die Einführung ab?
In drei Schritten: Vorführung an Ihren eigenen Zahlen, danach der Zuschnitt — welche Bereiche Sie einschalten —, dann die Einrichtung mit Import Ihrer Adressen und Belege, Briefpapier, Nummernkreisen und Kontenrahmen. Sie starten nicht mit einem leeren System, sondern mit Ihren Daten darin.
Was passiert, wenn wir wachsen?
Sie schalten zu, was Sie brauchen — Nutzer einzeln, Bereiche wie Projekte, Lager oder Kundenportal per Schalter. Kein Systemwechsel, keine zweite Einführung, keine Datenmigration. Ab zehn Nutzern sinkt der Preis je weiterem Nutzer um 20 %.
Lässt sich MLOffice mit unseren übrigen Systemen verbinden?
Ja. Es gibt eine REST-Schnittstelle mit OpenAPI-Dokument, Zugriffstoken und Pflicht-Idempotenz, dazu signierte Ereignismeldungen alle fünf Minuten. Wer möchte, lässt gängige KI-Werkzeuge über das Model Context Protocol direkt mitarbeiten — begrenzt durch das Token und vollständig protokolliert.
Wer hilft, wenn etwas klemmt?
Wir — dieselben Leute, die die Software gebaut haben und sie selbst täglich benutzen. Sie schreiben an unseren Support und landen nicht in einer Warteschleife bei einem Dienstleister, der das Produkt nur vom Handbuch kennt. Die Erstsichtung erfolgt KI-gestützt und ist als solche gekennzeichnet.
Sehen Sie MLOffice an Ihren eigenen Zahlen
Sagen Sie uns vorab, womit Sie heute abrechnen — dann ist die Vorführung kein
Werbefilm, sondern Ihr Ablauf. Ihre Frage steht oben nicht dabei? Schreiben Sie
sie dazu; wir antworten mit einer Einschätzung, nicht mit einem Prospekt.
